Kassasystem för hunddagis: vad behövs egentligen?
Behovet liknar en uthyrningsverksamhet mer än en butik. Det är därför vanliga kassasystem passar dåligt.
Ett hunddagis säljer inte varor över disk. Det säljer platser, per dygn eller per månad, till kunder som kommer tillbaka varje vecka. Det gör att ett vanligt butikskassasystem passar illa.
Vad verksamheten faktiskt behöver
Platser med egen kalender. Stall 1, 2 och 3 är olika saker och bokas var för sig. Ett system som bara känner till personal kan inte visa att stall 3 är fullt medan stall 1 är ledigt.
In- och utcheckning på klockslag. En hund lämnas 07:30 och hämtas 16:15. Det är inte en tid på en timme, det är ett spann.
Återkommande avtal. De flesta kunder har fast plats vissa dagar i veckan och betalar per månad. Det ska faktureras automatiskt, inte slås in varje gång.
Kundregister med anteckningar. Foder, medicin, allergier, vem som får hämta. Det är information som måste finnas framme när någon annan än ägaren jobbar.
Enstaka dagar. Dagshundar som kommer ibland ska gå att boka och ta betalt av på plats.
Vad som behövs mindre
Artiklar med bilder. Har du fem tjänster behöver du ingen produktkatalog.
Kontanthantering. De flesta hunddagis tar knappt emot kontanter. Kravet på kassaregister gäller kontant- och kortförsäljning — säljer du bara mot faktura till dina fasta kunder omfattas du inte. Säljer du dagsplatser mot kort gör du det. Läs mer om kassaregister.
Lagersaldo. Säljer du foder är det ett par artiklar, inte ett lager.
Räkneexempel
Femton fasta platser à 4 500 kronor i månaden är 67 500 kronor i månadsintäkt som ska faktureras varje månad, till femton kunder, tolv gånger om året. Det är 180 fakturor att skapa för hand — eller noll om abonnemangen är upplagda.
Läggs fakturan upp en gång per kund tar det en eftermiddag. Sedan går den ut av sig själv och bokförs samtidigt.
Vad ett bokningssystem för personal saknar
Nästan alla bokningssystem på marknaden är byggda för frisörer och massörer: en person, en kalender, en tid. Hunddagis bokar en plats, inte en person, och platsen kan vara upptagen medan personalen är ledig.
Det är därför vårt system har platser som egna objekt med egna kalendrar. Stall, bur, rum eller rastgård — vad du än kallar dem.
Bokföringen
Månadsavgifterna faktureras automatiskt och bokförs som intäkt. Dagsplatser som betalas på plats bokförs som kassaförsäljning. Fodret du köper in är en kostnad.
Med bokföringstillägget sker allt det automatiskt: fakturan när den skapas, kassadagen varje natt, och leverantörsfakturan när du lägger in den i inkorgen.