Måste man göra dagsavslut varje dag?
Ja. Och skälet är inte byråkrati — det är att en dag som inte stängts går att ändra i efterhand.
Frågan kommer ofta när det varit en lugn dag. Två kunder, 900 kronor. Måste jag verkligen göra ett dagsavslut?
Ja.
Varför
Ett dagsavslut gör två saker samtidigt. Det summerar dagen, och det nollställer kassaregistrets räknare. Så länge en dag inte är stängd är den öppen för ändringar.
Det är hela poängen med kravet. En stängd dag med ett löpnummer som inte hoppar är ett bevis på att dagen är som den är. En öppen dag är bara en anteckning.
Löpnumret
Varje dagsavslut får ett nummer som räknas upp med ett. Hoppar numren saknas en dag, och det är precis vad en kontroll letar efter.
Det är också därför en hoppad dag inte går att laga i efterhand utan att det syns. Numret finns eller finns inte.
Vad som gäller en dag du haft stängt
Har kassaregistret inte använts finns ingenting att stänga. En dag utan försäljning kräver inget dagsavslut.
Har du sålt en enda sak ska dagen stängas.
Hur mycket arbete det är
I praktiken: räkna kontanterna, skriv in summan, jämför. En minut.
Det som tar tid är när det inte stämmer, och då är minuterna välanvända — en differens som utreds samma dag går att förklara. En som upptäcks vid bokslutet gör det inte.
Vad du gör om du glömt en dag
Stäng den så snart du upptäcker det, och notera varför den stängdes sent. En sen stängning som är förklarad är en hanterad avvikelse. En som inte är det är ett hål i serien.
Har det hänt flera gånger, prata med din redovisningskonsult om hur det ska hanteras i bokslutet.
Så gör vi
I vårt system stängs kassorna automatiskt klockan 03:00 varje natt. Du behöver alltså inte minnas det — men du kan stänga tidigare själv, och då får du räkna kontanterna och se differensen medan du står kvar i lokalen.
Dagsavslutet blir en verifikation i bokföringen klockan 03:20. Serien kontrolleras, och ett hopp i numren visas i kontrollistan i stället för att upptäckas av någon annan.