Bokföra kontantförsäljning: så går det till
Du bokför inte varje kvitto. Du bokför dagen, uppdelad på det som ska redovisas var för sig.
En salong slår hundra kvitton om dagen. Ska de bli hundra verifikationer?
Nej. Kontantförsäljning får bokföras i en post per dag, förutsatt att underlaget — dagsavslutet — finns kvar och visar uppdelningen.
Vad som ska hållas isär
Dagen bokförs som en verifikation, men den behöver delas upp:
- Per momssats. 25, 12 och 6 procent ska stå var för sig, eftersom momsdeklarationen frågar efter dem var för sig.
- Per betalsätt. Kontant, kort och Swish hamnar på olika konton, eftersom pengarna tar olika vägar.
- Öresavrundningen för sig, eftersom den inte är moms.
En vanlig dag, konterad
Dagens försäljning är 11 400 kronor med 25 procents moms. Av det betalades 8 450 med kort, 2 310 med Swish och 640 kontant. Kontantbetalningarna avrundades med 40 öre.
- 1930 Företagskonto 10 760,00 i debet (kort och Swish)
- 1910 Kassa 640,00 i debet, minus avrundningen
- 3001 Försäljning 25 % 9 120,00 i kredit
- 2611 Utgående moms 2 280,00 i kredit
- 3740 Öresavrundning 0,40
Momsen är räknad på försäljningen, inte på det som landade i lådan. Det är samma sak hela vägen: försäljningen är en sak, betalningen en annan.
Kort som inte kommit fram än
Betalar kunden med kort tar det ofta ett par bankdagar innan pengarna når ditt konto. Under tiden är det en fordran på inlösaren.
Vill du följa det exakt bokförs kortköpen på 1580 Fordringar för kontokort i stället för direkt på 1930, och flyttas över när utbetalningen kommer. Vill du inte det bokförs de direkt på 1930 och du accepterar att banksaldot ligger ett par dagar efter.
Båda går. Det första är mer rätt, det andra är enklare. Välj ett och håll dig till det.
Vad underlaget ska vara
Verifikationen till en dagskassa är dagsavslutet — Z-rapporten. Den ska sparas i sju år och visa uppdelningen per momssats och betalsätt.
Utan den är verifikationen ett belopp utan underlag, och det är precis vad en granskning letar efter.
Så gör vi
Vår kassa stänger dagen och skapar dagsavslutet. Bokföringen hämtar det klockan 03:20 varje natt och skriver verifikationen, uppdelad per momssats och betalsätt, med avrundningen för sig och med dagsavslutet som underlag.
Du gör ingenting. På morgonen är gårdagen bokförd.