Hur periodiserar man en kostnad?
Betalar du 12 000 kronor i januari för något som gäller hela året ska januari bära 1 000 kronor, inte 12 000.
Att periodisera betyder att lägga en kostnad eller en intäkt i den månad den hör hemma, i stället för i den månad pengarna rörde sig.
En årslicens på 12 000 kronor betald i januari ska belasta varje månad med 1 000 kronor. Annars blir januari orättvist dyr och resten av året orättvist billig, och månadsresultatet säger inte vad det ska säga.
Så bokförs det
Anta 12 000 kronor exklusive moms, betalt i januari, som avser januari till december.
Vid betalningen bokför du som vanligt: kostnaden på kostnadskontot, pengarna från banken.
Sedan flyttar du de månader som inte börjat. Elva tolftedelar, alltså 11 000 kronor, bort från kostnadskontot och upp på konto 1790 Förutbetalda kostnader. Det är en tillgång: du har betalat för något du ännu inte fått.
Varje månad därefter flyttar du tillbaka 1 000 kronor från 1790 till kostnadskontot. I december är 1790 noll och hela kostnaden har passerat resultatet, jämnt fördelad.
Åt andra hållet
Har du i stället fått betalt i förskott av en kund — ett årskort, ett abonnemang — är det en förutbetald intäkt. Då används konto 2990 och det är en skuld: du har fått pengar för något du ännu inte levererat.
Det som brukar bli fel
Ören som försvinner. 59 900 kronor delat på tolv blir inte ett jämnt tal. Avrundar du varje månad för sig försvinner några ören, och de dyker upp som en differens någon får leta efter en helt annan månad. Lägg resten på sista månaden i stället, så stämmer summan exakt.
Månader som redan passerat. Är det mars när du periodiserar januari–december ska januari, februari och mars ligga kvar på kostnadskontot. De är förbrukade. Bara april och framåt flyttas.
Momsen. Den periodiseras inte. Den hör till den period fakturan avser och dras av direkt.
Behöver alla periodisera?
Nej. Är omsättningen liten och kostnaden jämn över året spelar det ingen roll. Reglerna tillåter dessutom att man låter bli för belopp som inte är väsentliga — men "väsentligt" är en bedömning, och fråga din redovisningskonsult om du är osäker.
Det som gör periodisering värt besväret är ett månadsresultat som går att fatta beslut på. Räknar du på vad du måste sälja för att gå plus är fasta kostnader ett av de två talen, och ett sådant tal blir obrukbart om hela årslicensen ligger i januari.
I Payman
Valet sitter på verifikatet. Vi flyttar de månader som inte börjat till 1790 och för tillbaka en tolftedel i taget varje natt. Originalverifikatet ändras aldrig — fördelningen blir egna verifikat.
Mer om bokföringen på sidan om bokföringsprogram.