Jag har bokfört fel. Hur rättar jag?
Det första du ska veta är vad du inte får göra: ta bort posten. Det andra är att rättelsen är enklare än du tror.
En bokförd verifikation får aldrig suddas. Den rättas med en ny post som vänder den felaktiga, och av båda ska framgå när rättelsen skedde och vem som gjorde den.
Det står i bokföringslagen 5 kap. 5 § och i BFNAR 2013:2 punkt 2.17. Ett bokföringsprogram som låter dig radera en bokförd post följer inte lagen.
Varför får man inte radera?
För att bokföringen ska gå att lita på i efterhand. En post som går att ta bort går också att ta bort i syfte att dölja något, och då är hela bokföringen värdelös som bevis — även den som är riktig.
Spåret ska vara läsbart. Någon ska kunna se att det stod fel, vad som stod fel, när det upptäcktes och vem som rättade.
Så gör du
- Vänd den felaktiga posten. Samma konton, samma belopp, omvänt tecken. Efter det är originalet neutraliserat: saldona står som om posten aldrig funnits, men den finns kvar och syns.
- Skriv varför. Inte "fel" — det säger ingenting till den som läser om fem år. Skriv "Bokfört på 5010 hyra, ska vara 6110 kontorsmaterial".
- Bokför den riktiga posten som ett vanligt verifikat.
Tre verifikat där det borde ha räckt med ett. Så ska det se ut.
Vilken månad hamnar rättelsen i?
Felet hör hemma i den månad det gjordes. Är den månaden fortfarande öppen läggs rättelsen där.
Är månaden låst går det inte — en låst period får inte tillföras poster. Då hamnar rättelsen i dag i stället, och det är rätt: det är då felet upptäcktes.
Det man inte ska göra
Rätta en rättelse. Blev rättelsen också fel, bokför en ny post. Kedjor av rättelser av rättelser går inte att läsa.
Vänta till bokslutet. Ett fel som rättas när det upptäcks kostar tio minuter. Samma fel elva månader senare kostar en halvdag, och då ska någon dessutom förstå vad du menade.
Rätta samma sak två gånger. Kontrollera först att posten inte redan är rättad.
I Payman
Knappen sitter på verifikatet. Den vänder posten rad för rad, kräver att du skriver varför, och kopplar ihop de två posterna åt båda håll. Originalet kan aldrig ändras eller raderas — inte av dig, inte av oss.
Vi lät medvetet bli att bygga en rättelse där du skriver egna rader. Det hade varit en väg att göra ett andra fel ovanpå det första.
Mer om hur bokföringen fungerar står på sidan om bokföringsprogram, och den som vill se hur det ser ut kan testa fritt.