Får jag slänga kvitton?
Ja, sedan juli 2024 — men bara om överföringen går att bevisa. Här är vad som krävs.
Det korta svaret: ja, du får slänga papperskvittot, om informationen först överförts till en annan form och överföringen inte ändrat något.
Det långa svaret handlar om vad överföringen inte ändrat något betyder i praktiken, för det är där de flesta går bort sig.
Vad som ändrades i juli 2024
Bokföringslagens sjunde kapitel gjordes om. Tidigare skulle originalet bevaras i minst tre år innan det fick förstöras, och först därefter räckte den digitala kopian.
Sedan lagändringen får pappret förstöras så snart informationen överförts till en annan form. Det gäller kvitton, fakturor och annan räkenskapsinformation du tagit emot i pappersform.
Villkoret
Överföringen får inte ha ändrat något. Det räcker alltså inte att fota kvittot med mobilen och hoppas.
I praktiken betyder det att systemet ska kunna visa att bilden är samma bild som togs. Ett kontrollvärde — en hash — räknad på filen när den arkiverades är det bevis som gäller. Ändras filen efteråt stämmer inte hashen längre, och då är beviset borta.
Utan ett sådant bevis är det tryggare att spara pappret. Kostnaden för en skokartong är lägre än kostnaden för att inte kunna visa ett underlag.
Hur länge ska det sparas?
Räkenskapsinformation ska bevaras i sju år efter utgången av det kalenderår räkenskapsåret slutar i.
Räkna alltid från kalenderårets slut och inte från räkenskapsårets. Vid brutet räkenskapsår blir skillnaden upp till elva månader, och det är elva månader åt fel håll.
Ett kvitto från mars 2026, för ett räkenskapsår som slutar i december 2026, ska alltså bevaras till och med den 31 december 2033.
Vad som gäller för Z-rapporter och dagsavslut
Samma sak. En Z-rapport är räkenskapsinformation och ska sparas i sju år. Ligger den i systemet behöver utskriften inte sparas.
Vad som gäller för fakturor du fått digitalt
En faktura som kommit som PDF är redan i den form den ska bevaras i. Skriv inte ut den och släng sedan PDF:en — då har du gjort en överföring åt fel håll och tappat originalet.
Så gör vårt system
När du fotar ett kvitto i bokföringen räknas en SHA-256-summa på filen och sparas tillsammans med den. Det är den som gör att pappret får rivas.
Filen kontrolleras mot sin hash regelbundet av ett nattjobb. Skulle den någon gång inte stämma säger systemet till, i stället för att låtsas att allt är bra. Arkivtiden räknas ut per kvitto, från kalenderårets slut, och står på bilagan.
Slutar du som kund kommer du fortfarande åt allt och kan exportera det. Räkenskaper ska vara tillgängliga i sju år, och det gäller även hos oss.