Kassadifferens: vad gör jag när dagen inte stämmer?
Differensen i sig är inte farlig. Att inte notera den är det.
Kassan säger 4 312 kronor. I lådan ligger 4 268. Fyrtiofyra kronor fattas.
Det här händer, och det är inte ett tecken på att någon tagit pengar. Men det ska utredas samma dag och noteras, för en differens som ingen skrivit ner är ett hål i bokföringen.
Leta i den här ordningen
1. Räkna om. Hälften av alla differenser är felräkningar. Räkna en gång till, gärna av någon annan.
2. Kontrollera växelkassan. Låg det rätt belopp i lådan när dagen började? En växelkassa som inte stämmer flyttar differensen till fel dag.
3. Leta efter öresavrundningen. Avrundas det vid kontantbetalning ska avrundningen bokföras för sig. Gör den inte det dyker den upp som en differens varje dag, alltid åt samma håll och alltid liten.
4. Titta på returer och rabatter. En retur som slagits fel, eller en rabatt som getts utan att registreras, ger exakt den sortens differens.
5. Kontrollera betalsätten var för sig. Ett köp som slagits som kontant men betalats med kort ger en differens i båda riktningarna samtidigt — för mycket kort och för lite kontant.
Är differensen exakt lika stor som ett köp under dagen, leta efter det köpet. Det är nästan alltid där felet ligger.
Hur den bokförs
En konstaterad kassadifferens bokförs. Den försvinner inte genom att man justerar kassan så att den stämmer.
Vanligt är konto 1910 Kassa mot ett differenskonto, ofta 3740 om det rör sig om avrundning eller 7960 om det är en konstaterad kassabrist. Vilket konto som är rätt beror på vad orsaken visade sig vara, så leta först och bokför sedan.
Att ändra det registrerade försäljningsbeloppet för att få lådan att stämma är fel. Försäljningen är vad den är; differensen är en egen händelse.
När du ska bli orolig
En differens på några kronor då och då är normalt. Det som ska tas på allvar:
- Differenser som alltid går åt samma håll
- Differenser som växer över tid
- Differenser som bara uppstår på ett visst skift
- Differenser som slutar uppstå när du börjar räkna varje dag
Det första är nästan alltid ett systematiskt fel, till exempel avrundningen. De tre sista är något annat.
Så gör vår kassa
Dagsavslutet visar vad kassan räknat per betalsätt, du skriver in vad du faktiskt räknat, och differensen står utskriven i stället för att gömmas. Öresavrundningen redovisas för sig, så att den aldrig blandas ihop med en verklig differens.
Avvikelser noteras i systemet med datum och belopp, och en lista över öppna avvikelser finns i bokföringen. En differens som står nedskriven är en hanterad avvikelse. En som inte gör det är ett hål.