Kontantmetoden eller fakturametoden?
Samma affär, två tidpunkter. Valet påverkar både arbetet under året och när momsen ska betalas.
Du skickar en faktura den 3 mars. Kunden betalar den 2 april. När ska affären bokföras?
Svaret beror på vilken metod du valt.
De två metoderna
Kontantmetoden bokför när pengarna rör sig. Fakturan du skickar syns inte i bokföringen förrän den betalas. Vid räkenskapsårets slut bokförs däremot alla obetalda fakturor, så att årets resultat blir rätt.
Fakturametoden, som också kallas faktureringsmetoden, bokför när fakturan skapas. Affären hamnar i mars oavsett när pengarna kommer, och betalningen blir en egen händelse i april.
Vem får välja?
Kontantmetoden får normalt användas av företag vars nettoomsättning uppgår till högst tre miljoner kronor om året. Över det gäller fakturametoden.
Du får alltid välja fakturametoden, även som liten. Det omvända gäller inte.
Vad skillnaden blir i praktiken
- Arbetsmängd. Kontantmetoden är färre händelser under året: en affär bokförs en gång i stället för två. Vid bokslutet blir det däremot mer att göra, eftersom obetalda fakturor ska in.
- Momsen. Med kontantmetoden redovisas momsen när betalningen sker. Med fakturametoden när fakturan skapas. Har du långa betalningstider betyder det att du med fakturametoden betalar in moms på pengar du ännu inte fått.
- Överblicken. Fakturametoden visar hur mycket du har utestående. Kontantmetoden gör det inte, och det kan dölja att en kund inte betalat på tre månader.
Säljer du mest kontant i disken spelar valet nästan ingen roll. Fakturerar du mycket och med långa betalningstider spelar det stor roll.
Kan man byta?
Ja, men inte hur som helst. Ett byte ska göras vid ett räkenskapsårs början och påverkar hur ingående balanser ska hanteras. Prata med din redovisningskonsult innan du byter — det är ett av få ställen där ett byte mitt i får konsekvenser.
Vad som gäller för fakturor du får
En viktig detalj som många missar: kontantmetoden gäller fakturor du skickar. En obetald räkning du fått ska synas så snart den finns, oavsett metod. Annars vet du inte vad du är skyldig.
Så gör vårt system
I bokföringen väljer du metod, och konteringen följer valet automatiskt. Kassaförsäljningen bokförs samma natt oavsett metod — kontant betalning är kontant betalning.
Leverantörsfakturor du lägger in i inkorgen bokförs som en skuld direkt, och betalningen som en egen händelse när du gjort den i banken.