Så byter du bokföringsprogram utan att tappa något
Det svåra är inte att flytta siffrorna. Det svåra är att komma åt dem om sju år.
Ett programbyte går sällan fel på siffrorna. Det går fel på det som blir kvar i det gamla systemet, och på att någon säger upp abonnemanget för tidigt.
När du ska byta
Vid ett räkenskapsårs början, om det går. Då slipper du dela ett år mellan två system, och ingående balanser är det enda som behöver flyttas.
Byter du mitt i ett år behöver du antingen föra över hela året som gått, eller stänga det gamla året i det gamla systemet och börja om. Det går, men det är dubbelt arbete och dubbelt så många ställen där något kan bli fel.
Så här gör du
- Exportera en SIE-fil ur det gamla programmet. Typ 4E om du vill ha hela året, annars räcker saldon.
- Läs in kontoplanen i det nya. Egna konton du arbetat upp under år ska följa med — att börja om med en standardkontoplan är att kasta bort något.
- Lägg in ingående balanser. Från förra årets bokslut, inte från minnet.
- Stäm av. Konto för konto på de stora posterna: bank, kundfordringar, leverantörsskulder, moms, eget kapital.
- Kör en månad parallellt om du är osäker. Det kostar en kväll och sparar en höst.
Vad som ofta glöms
- Kundregistret. Det följer inte med i en SIE-fil.
- Underlagen. Kvitton och fakturor som ligger som bilagor i det gamla systemet följer inte heller med automatiskt.
- Återkommande fakturor. Abonnemang och avtal måste läggas upp på nytt.
- Bankkopplingar och betalfiler. De ska sättas upp igen.
Det viktigaste: sju år
Räkenskapsinformation ska bevaras i sju år efter utgången av det kalenderår räkenskapsåret slutar i. Det gäller oavsett vilket program du använder, och det gäller även bokföring som ligger kvar i ett system du slutat betala för.
Säger du upp det gamla abonnemanget och tappar åtkomsten har du ett problem som inte går att laga i efterhand.
Innan du säger upp: exportera allt, och kontrollera att du kan öppna det du exporterat. En fil du inte kan läsa är inte en säkerhetskopia.
Fråga uttryckligen det gamla programmet vad som händer med din data när du slutar betala. Svaret ska vara att du kommer åt den, inte att den raderas efter nittio dagar.
Hur vi gör det
Hos oss läser du in din nuvarande kontoplan ur en SIE-fil, så följer dina egna konton med. Vi lägger bara till det som saknas.
Och åt andra hållet: slutar du som kund låses kontot till läsläge, inte stängt. Du kommer åt allt du lagt in och kan exportera en SIE-fil till din revisor, hur lång tid som helst efteråt. Att låsa in någons räkenskaper vore fel, och olagligt.
Det är en fråga du bör ställa till varje leverantör du överväger, inte bara till oss.