Vad är en SIE-fil, och varför vill revisorn ha den?

En SIE-fil är en textfil som innehåller bokföring. Formatet är svenskt, det tas fram av SIE-gruppen, och det har en egenskap som gör det värdefullt: alla svenska bokföringsprogram kan läsa det.

Det är därför din revisor frågar efter en SIE-fil i stället för en utskrift. Hon kan läsa in den i sitt eget program och arbeta med siffrorna i stället för att skriva av dem.

De fyra typerna

• Typ 1 — årssaldon. Balans- och resultaträkningens saldon vid årets slut. Minsta möjliga.
• Typ 2 — periodsaldon. Samma sak, men per period, så att man ser utvecklingen över året.
• Typ 3 — objektsaldon. Saldon fördelade på kostnadsställen och projekt.
• Typ 4 — transaktioner. Varje enskild verifikation med sina rader.

Typ 4 finns i två varianter. 4I är till för att läsa in transaktioner i ett annat system, som sedan sätter egna verifikationsnummer. 4E är till för att lämna ifrån sig ett helt år med både saldon och verifikationer, med numren bevarade.

Vill revisorn ha "hela året" är det 4E hon menar.

Varför filen ser konstig ut om du öppnar den

En SIE 4-fil är skriven i teckenuppsättningen cp437, även kallad PC8. Det är IBM-PC:ns teckentabell från 1981.

Öppnar du filen i en modern texteditor blir å, ä och ö fel. Det är inte ett fel i filen — det är editorn som gissar på UTF-8. Programmen som ska läsa filen vet vilken teckentabell som gäller.

Nyare SIE 5 är XML och UTF-8, men typ 4 är fortfarande det som används i praktiken, och det är den alla program klarar.

Vad som står i filen

Raderna börjar med en fyrkant och ett nyckelord:

• #FNAMN och #ORGNR — vem bokföringen tillhör
• #RAR — räkenskapsåret
• #KONTO och #KTYP — kontoplanen
• #IB och #UB — ingående och utgående balanser
• #RES — resultatkontonas saldon
• #VER — en verifikation, följd av dess #TRANS-rader
• #DIM och #OBJEKT — kostnadsställen och projekt

Det går alltså att läsa filen med ögonen om man vill. Det är sällan en bra idé, men det går.

Att byta program

En SIE-fil är också det som gör det möjligt att byta bokföringsprogram. Du exporterar ur det gamla och läser in i det nya.

Två saker att kontrollera efter en import, alltid:

1. Att ingående balanser stämmer. Jämför mot förra årets bokslut, konto för konto på de stora posterna.
2. Att kontoplanen följde med. Har du egna konton ska de finnas kvar, med samma nummer.

Så gör vi

I bokföringen exporterar du ett helt räkenskapsår som SIE 4E med en knapp. Filen kontrolleras innan den lämnas ifrån sig: balanserar inte ett verifikat avbryts exporten med ett besked om vilket, i stället för att skicka en trasig fil till revisorn.

Kostnadsställen och projekt följer med som #DIM och #OBJEKT enligt standarden.

Du kan också läsa in en kontoplan ur en SIE-fil från ditt nuvarande program. Vi lägger bara till konton som saknas och rör aldrig dem du redan har.

Mer om formatet finns hos SIE-gruppen.