Vad är en Z-rapport och vad ska stå på den?
Z-rapporten är dagens kvitto på vad kassan gjort. Den nollar räknarna, och den ska sparas i sju år.
En Z-rapport tas ut när dagen är slut. Den summerar allt som hänt i kassaregistret sedan förra Z-rapporten och nollställer räknarna inför nästa dag.
Namnet kommer av att Z är sist i alfabetet. Det är dagens sista åtgärd.
Z-rapport eller X-rapport?
X-rapporten är en avläsning. Den visar vad som sålts hittills utan att nollställa någonting, och kan tas ut hur många gånger som helst under dagen. Den används för att stämma av i mitten av ett pass, till exempel vid ett skiftbyte.
Z-rapporten summerar och nollställer. Den tas ut en gång per dag, och varje Z-rapport har ett löpnummer som aldrig får hoppa.
Ett hopp i Z-numren betyder att en dag saknas. Det är precis vad en kontroll letar efter.
Vad som ska stå på den
Innehållet regleras av Skatteverkets föreskrifter om kassaregister. I stora drag:
- Företagets namn och organisationsnummer
- Datum och tid när rapporten togs ut
- Z-nummer, ett löpnummer som räknas upp med ett för varje rapport
- Försäljning per momssats, med moms och belopp utan moms var för sig
- Betalningsmedel — kontant, kort, Swish och annat var för sig
- Antal kvitton, och antal övningskvitton och kopior
- Returer och rabatter
- Öresavrundning, om kassan avrundat vid kontantbetalning
Kontrollera alltid den exakta listan hos Skatteverket. Den ändras, och den ändras igen 1 januari 2027.
Varför uppdelningen per momssats spelar roll
Momsdeklarationen frågar efter försäljning per momssats. Har du både 25-procentig och 12-procentig försäljning i samma kassa måste Z-rapporten hålla isär dem, annars får du gissa när det är dags att deklarera.
Hur länge ska den sparas?
En Z-rapport är räkenskapsinformation. Den ska bevaras i sju år efter utgången av det kalenderår räkenskapsåret slutar i, precis som verifikationer och kvitton.
Sedan bokföringslagen ändrades i juli 2024 får pappret förstöras så snart informationen överförts till en annan form, förutsatt att överföringen inte ändrat något. Ligger Z-rapporten i systemet behöver du alltså inte spara utskriften.
Vad du gör om den inte stämmer
En differens mellan Z-rapporten och de räknade kontanterna är vanlig och inte farlig i sig. Det farliga är att inte notera den.
- Räkna om. Hälften av alla differenser är felräkningar.
- Kontrollera växelkassan. Låg du rätt vid dagens början?
- Leta efter öresavrundningen. Är den inte bokförd för sig hamnar den som en differens.
- Notera den. En differens som står nedskriven med datum och belopp är en hanterad avvikelse. En som inte gör det är ett hål.
Så gör vår kassa
Vår kassa gör dagsavslutet åt dig: per momssats, per betalsätt, med öresavrundningen för sig och med differensen mot de kontanter du räknat. Rapporten sparas i systemet och blir en verifikation i bokföringen samma natt.
Vad lagen kräver av själva kassaregistret står på sidan om kassaregister.