Så bokförs kortköp som ligger hos inlösaren

Ett kortköp är inte en inbetalning. Det är en fordran på inlösaren, som blir en inbetalning ett par bankdagar senare — och som krymper på vägen.

Missar du det stämmer banksaldot aldrig mot bokföringen, och du letar efter ett fel som inte finns.

Vad som händer

1. Kunden betalar 500 kronor med kort i din terminal.
2. Inlösaren tar emot pengarna och håller dem ett till tre bankdagar.
3. Utbetalningen kommer till ditt konto, ofta som en klumpsumma för flera dagar, och alltid netto efter avgifter.

Det är steg tre som gör det knepigt. En utbetalning på 4 931 kronor kan avse fem dagars kortköp på sammanlagt 5 000, med 69 kronor i avgift.

Två sätt att bokföra det

Det enkla

Bokför kortköpen direkt på banken, konto 1930, och bokför avgiften när den syns.

Fördelen är att det är enkelt. Nackdelen är att bokföringen visar pengar på banken som ännu inte finns där, och att en avstämning mot kontoutdraget alltid skiljer med ett par dagars försäljning.

Det duger för den som har små belopp och inte stämmer av banken varje månad.

Det riktiga

Bokför kortköpen som en fordran på inlösaren, konto 1580 Fordringar för kontokort och kuponger. När utbetalningen kommer flyttas beloppet därifrån till banken, och avgiften bokförs som en kostnad.

Dagens kortförsäljning på 5 000 kronor med 25 procents moms:

• 1580 Fordringar kontokort 5 000,00 i debet
• 3001 Försäljning 25 % 4 000,00 i kredit
• 2611 Utgående moms 1 000,00 i kredit

När utbetalningen kommer, netto 4 931:

• 1930 Företagskonto 4 931,00 i debet
• 6570 Bankkostnader 69,00 i debet
• 1580 Fordringar kontokort 5 000,00 i kredit

Saldot på 1580 är nu noll, och banken stämmer på kronan.

Står det något kvar på 1580 efter avstämningen betyder det antingen att en utbetalning inte kommit än, eller att något gått fel. Båda är värda att veta.

Momsen på inlösenavgiften

Inlösenavgifter är normalt undantagna från moms, eftersom de avser finansiella tjänster. Kontrollera på fakturan från din inlösare — står det ingen moms är det ingen moms att dra av.

Att stämma av

En gång i månaden: jämför saldot på 1580 med de kortköp som ännu inte betalats ut. De ska vara lika stora.

Skiljer de sig är det nästan alltid en av tre saker: en utbetalning som bokförts direkt på banken av misstag, en avgift som dragits men inte bokförts, eller en retur som gått tillbaka via inlösaren.

Så gör vi

I systemet väljer du vilket konto kortköp ska hamna på: 1930 om du vill ha det enkelt, 1580 om du vill att banken ska stämma. Valet står i företagets inställningar och följer sedan med automatiskt i varje dagsavslut.

Dagsavslutet delar upp försäljningen per betalsätt, så kortdelen går att följa för sig.